Una inspección de trabajo es uno de esos momentos que ninguna empresa quiere afrontar sin estar preparada. Una visita del inspector puede llegar sin previo aviso, y en materia de prevención de riesgos laborales (PRL) el escrutinio es minucioso: documentación, evaluaciones, formación, vigilancia de la salud… todo cuenta y todo se revisa.
En Taprega acompañamos cada año a decenas de empresas que reciben la visita de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, y sabemos que la diferencia entre un mal trago y un trámite sin consecuencias está, casi siempre, en la preparación previa. Tener la documentación al día y la cultura preventiva integrada es la mejor defensa frente a una inspección de trabajo.
Vamos a ver qué es, qué revisan exactamente los inspectores en materia de PRL, qué sanciones pueden imponer y, sobre todo, cómo preparar tu empresa para superarla con tranquilidad.
¿Qué es la Inspección de Trabajo y Seguridad Social?
La Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) es el organismo público encargado de vigilar y exigir el cumplimiento de la normativa laboral, de Seguridad Social y de prevención de riesgos laborales en España. En el ámbito de la PRL, su función es comprobar que las empresas protegen de forma efectiva la seguridad y salud de sus trabajadores.
Su actuación está regulada por la Ley 23/2015, de 21 de julio, Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social, y por la propia Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales. Una inspección de trabajo puede iniciarse de oficio, por una campaña planificada, tras un accidente laboral o a raíz de una denuncia.
Cuándo se produce una inspección de trabajo en materia de PRL
No existe un calendario fijo: una empresa puede no recibir nunca una visita o recibir varias en poco tiempo. Estos son los motivos más habituales que desencadenan una inspección:
- Denuncia de un trabajador, un representante sindical o un tercero sobre condiciones inseguras.
- Accidente laboral, especialmente si es grave, muy grave o mortal. La investigación del accidente es prácticamente automática.
- Campañas planificadas por sectores de riesgo (construcción, agricultura, logística, hostelería) o por temáticas concretas, como los riesgos psicosociales o los golpes de calor.
- Actuación de oficio derivada del cruce de datos de siniestralidad o del seguimiento de empresas con antecedentes.
- Requerimiento de otra Administración o de la autoridad judicial.
Qué revisa la inspección de trabajo en una empresa
Cuando un inspector se persona en el centro de trabajo, su revisión combina la parte documental con la comprobación física de las condiciones reales. Estos son los puntos que más atención reciben en una inspección de trabajo de PRL:
☑️ Documentación preventiva
Es lo primero que se solicita. El inspector querrá ver el plan de prevención de la empresa, la evaluación de riesgos de cada puesto, la planificación de la actividad preventiva y la modalidad organizativa elegida (servicio de prevención propio, ajeno o trabajador designado). La falta o desactualización de estos documentos es una de las infracciones más frecuentes.
☑️ Formación e información de los trabajadores
Se comprueba que cada trabajador ha recibido formación específica de su puesto y la información sobre los riesgos a los que está expuesto. Deben existir los justificantes firmados y, en sectores con convenio (construcción, metal), la formación homologada correspondiente.
☑️ Vigilancia de la salud
El inspector revisa que la empresa ofrece reconocimientos médicos adecuados a los riesgos del puesto y que existe constancia de la oferta, así como de las aptitudes médicas, siempre respetando la confidencialidad de los datos de salud.
☑️ Equipos de protección y condiciones del centro
Se verifica la entrega de Equipos de Protección Individual (EPIs) y su registro, el estado de la maquinaria, la señalización, las vías de evacuación, los extintores y, en general, las condiciones reales del lugar de trabajo frente a lo que recoge la evaluación de riesgos.
☑️ Coordinación de actividades empresariales
Cuando hay contratas, subcontratas o autónomos, el inspector revisa la documentación de coordinación entre empresas concurrentes. Es uno de los focos crecientes de la inspección en los últimos años.
☑️ Riesgos psicosociales
Cada vez con más peso, la inspección comprueba que la empresa evalúa los riesgos psicosociales con metodologías validadas y que actúa sobre factores como la carga de trabajo, la organización o la desconexión digital.
Qué puede hacer el inspector durante la visita
El inspector de trabajo dispone de amplias facultades reconocidas por ley. Durante la actuación puede:
- Acceder libremente y sin previo aviso a cualquier centro de trabajo.
- Solicitar toda la documentación preventiva y hacer copias.
- Entrevistar a la dirección, a los trabajadores y a los delegados de prevención.
- Tomar muestras, mediciones y fotografías de las condiciones de trabajo.
- Requerir la subsanación de las deficiencias detectadas en un plazo determinado.
- Ordenar la paralización inmediata de los trabajos cuando aprecie un riesgo grave e inminente para la seguridad o salud de los trabajadores (artículo 44 de la LPRL).
Sanciones por incumplimiento en una inspección de trabajo
Si el inspector detecta infracciones, puede iniciar un expediente sancionador. Las multas se gradúan según el Real Decreto Legislativo 5/2000 (LISOS) en función de la gravedad de la inspección de trabajo:
- Infracciones leves: de 45 € a 2.450 €. Por ejemplo, faltas formales o de comunicación.
- Infracciones graves: de 2.451 € a 49.180 €. Como no realizar la evaluación de riesgos, no planificar la actividad preventiva o no formar a los trabajadores.
- Infracciones muy graves: de 49.181 € a 983.736 €. Aplicables cuando se pone en riesgo grave la vida de los trabajadores o se incumplen órdenes de paralización.
Más allá de la multa, un accidente con incumplimientos puede derivar en un recargo de prestaciones (del 30 % al 50 %) sobre las prestaciones del trabajador, además de responsabilidades civiles y penales para el empresario. En los casos más graves, la inspección puede incluso publicar la sanción en boletines oficiales o acordar el cierre temporal de la actividad.
Cómo preparar tu empresa para una inspección de trabajo
La buena noticia es que una inspección de trabajo se supera sin sobresaltos cuando la prevención está bien integrada. Estas son las claves que aplicamos en Taprega con nuestros clientes:
- Mantén actualizado el plan de prevención y la evaluación de riesgos, revisándolos siempre que cambien las condiciones, los procesos o la plantilla.
- Conserva ordenados y accesibles todos los justificantes de formación e información de cada trabajador.
- Documenta la entrega de EPIs y la oferta de reconocimientos médicos.
- Lleva al día la coordinación de actividades empresariales si trabajas con contratas, subcontratas o autónomos.
- Realiza simulacros y auditorías internas periódicas para detectar deficiencias antes de que lo haga el inspector.
- Forma a la persona que atenderá la visita para que sepa dónde está cada documento y cómo colaborar con el inspector.
- Apóyate en un Servicio de Prevención Ajeno que mantenga tu documentación en regla y te acompañe durante la inspección.
En Taprega, como Servicio de Prevención Ajeno con más de 20 años de experiencia, ayudamos a empresas de todos los tamaños a tener su prevención al día y a afrontar cualquier inspección de trabajo con total tranquilidad. Si quieres revisar el estado de tu documentación preventiva o prepararte ante una posible visita, ponte en contacto con nosotros y te asesoramos sin compromiso.
Para entender mejor las responsabilidades que la ley exige a tu empresa, te recomendamos también nuestro artículo sobre las obligaciones del empresario en materia de riesgos laborales y el dedicado a la coordinación de actividades empresariales. Y si quieres consultar la norma de referencia, puedes acceder a la Ley 23/2015 publicada en el BOE.
