Hablar de un plan de evacuación de emergencia en las empresas es hacerlo de una necesidad absoluta que puede salvar vidas. En una empresa o en cualquier edificio institucional o de oficinas que haya. Es un mecanismo que busca garantizar la seguridad de las personas. Simple y llanamente.
Los planes de evacuación de emergencia establecen los procedimientos a seguir en situaciones de riesgo, para que todas las personas inmiscuidas puedan ofrecer una respuesta rápida y ordenada. La implementación de un plan adecuado no solo protege a los trabajadores, sino que también minimiza daños materiales.
Vamos desde Taprega a explicar más en detalle en qué consiste un plan de evacuación de emergencia en una empresa, para así cumplir con las normativas de seguridad y mejorar continuamente sus protocolos.
Por qué un plan de evacuación de emergencia
Como acabamos de destacar, para minimizar riesgos y garantizar la seguridad de todos en la empresa. Una herramienta, el plan de evacuación de emergencia, que ha de estar bien diseñada y testeada antes de poder validarla para su implementación definitiva.
Dado que la preservación de la vida de los empleados es, lógicamente, la prioridad absoluta en casos de emergencia, toda empresa u organización consensua el mejor plan de evacuación posible según sus instalaciones y su ocupación profesional. Como decimos, se testea en situaciones simuladas para comprobar si se ejecuta según lo planeado en términos de rapidez y eficacia principalmente, pero también para pulsar la reacción de los trabajadores en estos contextos de emergencia (comprobar si hay pánico, caos, etc.). No es fácil para una empresa actuar como una unidad conjunta en casos de crisis como una emergencia repentina puede ser.
Se analizará, por tanto, si al evacuar se hace de manera ordenada y según dicta el plan de evacuación de emergencia.
Prevención de riesgos laborales
Implementar un plan de evacuación de emergencia no solo busca hacer frente a situaciones extremas, sino que también pretende contribuir a identificar y evaluar riesgos laborales presentes en el entorno de trabajo. Con este análisis, nos será posible establecer medidas preventivas que aseguren un ambiente más seguro y se reduzcan las probabilidades de que se produzcan incidentes inesperados.
Ni que decir tiene que la revisión y actualización, si se requiriese, de un plan de evacuación en una empresa ha de ser periódica y constante. Cada cierto tiempo se deben llevar a cabo simulacros y prácticas regulares, para así dar lugar a que se puedan detectar debilidades en el procedimiento actual y hacer los ajustes necesarios para mejorar la respuesta ante emergencias.

Componentes esenciales del plan de evacuación de emergencia
Hablamos de elementos que facilitan la organización y el flujo de la evacuación, además de proporcionar una estructura clara a seguir. Los destacamos y explicamos individualmente:
Planos del edificio y rutas de evacuación
Los planos del edificio diseminan el espacio y ofrecen una perspectiva visual ideal para diseñar una correcta ejecución del Plan. Deben reflejar:
- La distribución de los espacios, indicando oficinas, salas de reuniones y demás áreas relevantes.
- Las rutas de evacuación claramente marcadas, señalando el camino hacia las salidas de emergencia.
- Los puntos de encuentro donde los empleados deben concentrarse tras la evacuación.
Señalización de salidas de emergencia y puntos de encuentro
Sin una señalización clara y bien colocada sería imposible dirigir correctamente a los ocupantes de forma rápida y segura durante una evacuación. Cuando hablamos de señalización nos referimos a carteles visibles que indiquen las salidas de emergencia y a señales luminosas que guíen durante condiciones de escasa visibilidad.
Ubicación de equipos de protección contra incendios
Es importante conocer dónde se encuentran los equipos destinados a la protección contra incendios. Nos referimos a extintores y detectores automáticos (deben estar ubicados en áreas estratégicas y su accesibilidad es primordial) y a bocas de incendio. Éstas también se deben identificar claramente en los planos y tener accesibles en caso de ser necesarias para hacer frente a un fuego.
Elaboración del plan de emergencia
Ya sabemos que la correcta elaboración de un plan de emergencia proporciona una respuesta efectiva ante situaciones inesperadas. Pero este proceso implica un diseño meticuloso y bien planificado dada su enorme importancia. Determinar los pasos que lo abarcan (desde la evaluación de riesgos hasta la redacción del documento que guiará a los empleados en momentos críticos), testarlo y comunicarlo apropiadamente a todos los implicados/as.
Desarrollar un plan de emergencia requiere un enfoque sistemático, como decimos. Definir los objetivos claros que el plan debe cumplir, involucrar a todas las partes interesadas en la creación del documento y establecer una revisión periódica del plan para asegurar su relevancia.
Evaluación de riesgos en el edificio
Todo plan de evacuación de emergencia se basa en una evaluación inicial de riesgos. Una vez se hayan identificado las amenazas potenciales que podrían afectar a las personas y bienes materiales, podremos proceder con los siguientes pasos del plan.
Hay que hacer un análisis de los tipos de emergencias que pueden ocurrir, como incendios o terremotos, y entonces determinar las áreas vulnerables dentro del edificio. Como ya sabremos qué recursos disponibles para gestionar las emergencias tenemos, dispondremos de los elementos necesarios para diseñar y redactar el plan de emergencias.
Diseño y redacción del plan
Debemos asegurarnos que el plan cumpla con la legislación y normativas vigentes en materia de seguridad laboral. Tanto normativas locales como nacionales que regulan la evacuación y la seguridad en el trabajo.
Podemos hacer uso de modelos preestablecidos que nos ayuden en la redacción del plan. Es recomendable incluir, eso sí, ejemplos que se alineen con las características del edificio y las posibles emergencias a las que se enfrenta.
Roles y responsabilidades en caso de emergencia
En el ejercicio de transmitir y comunicar a todas las personas de la empresa involucradas el plan de evacuación de emergencia, cada una de ellas debe estar preparada y conocer su función en estas situaciones críticas.
Lógicamente ha de haber un responsable que coordine las acciones durante una emergencia. Esta persona deberá tener la autoridad necesaria para tomar decisiones rápidas y eficaces. Sus tareas incluirán:
- Organizar la evacuación de los empleados.
- Supervisar el cumplimiento de los protocolos establecidos.
- Actuar como punto de contacto para los servicios de emergencia.

Formación y preparación del personal
También hay que poner hincapié en la formación apropiada del personal. No es fácil y no tenemos por qué saber cómo manejar situaciones de emergencia de manera efectiva si no nos han formado o no hemos experimentado ninguna previamente. Por eso, cada miembro del equipo ha de conocer sus asignaciones específicas y cómo actuar en caso de una crisis.
Para ello, los simulacros son una herramienta absolutamente necesaria para preparar al personal. Estos ejercicios permiten identificar fallos en el plan y asegurar que todos comprendan la respuesta esperada ante diferentes escenarios de emergencia. Al menos es recomendable realizar simulacros al menos una vez al año.
En esta formación y preparación del personal sobre planes de evacuación de emergencia, una materia imprescindible son los primeros auxilios. Que los empleados sepan cómo llevarlos a cabo para un manejo más eficiente de las situaciones que requieran atención inmediata. Esta formación capacita al personal para actuar rápidamente y brindar apoyo esencial hasta que llegue ayuda profesional.
Medidas de actuación en situaciones de emergencia
En todo plan de evacuación de emergencia, las medidas que guíen a los empleados en su actuación han de ser claras y precisas, si no, corre riesgo la seguridad de todos/as.
Incendios
Ante una emergencia relacionada con un incendio, será obligatorio:
- Activar el sistema de alarma para alertar a todos los ocupantes del edificio.
- Dirigirse inmediatamente hacia la salida más cercana, evitando el uso de ascensores.
- Dirigir a los empleados hacia los puntos de encuentro previamente establecidos.
- No intentar extinguir el fuego a menos que sea seguro hacerlo.
Otros tipos de emergencias
En situaciones distintas al incendio, como sismos o fugas de gas, entre otros, se deben considerar las siguientes acciones:
- Mantener la calma y seguir las indicaciones del coordinador de emergencias.
- Buscar refugio en un lugar seguro si se presenta un sismo.
- En caso de fuga de gas, evitar el uso de electricidad y salir del edificio de forma inmediata.
Comunicación y coordinación durante la evacuación
Ya hemos comentado anteriormente que la comunicación no puede fallar en situaciones de evacuación por emergencia. Hay que tener un sabido protocolo para reaccionar adecuadamente. Un protocolo que tenga designada una persona responsable de coordinar la evacuación y mantener la comunicación en todo momento, por ejemplo, a la hora de emitir comunicaciones claras sobre el estado de la emergencia y las acciones a seguir.
Ese protocolo ha de incluir, como no podía ser de otra manera, la verificación de que todos los empleados/as estén en los puntos de encuentro determinados, informando si alguien falta.
Revisión y actualización del plan de evacuación
Debe realizarse una evaluación periódica del plan de emergencia para asegurarnos de la efectividad de las rutas de evacuación, de la disponibilidad de equipos de emergencia y de la eficacia de la señalización de salidas y puntos de encuentro.
Las evaluaciones deben llevarse a cabo al menos una vez al año, o con mayor frecuencia si se introducen cambios significativos en las instalaciones o en los procesos de trabajo.
Dado que se pueden dar cambios en las normativas de seguridad y en los estándares de emergencia, habrá que estar listos para adaptar el plan a estas actualizaciones.
Documentación y registro de simulacros realizados
También deberemos llevar pulcramente un registro de los simulacros que se lleven a cabo. Se debe documentar tanto la fecha y el tipo de simulacro realizado, como la participación de los empleados y los roles desempeñados, así como las observaciones y áreas de mejora identificadas.
Conclusiones
Todo plan de evacuación de emergencia debe estar ligado a 4 premisas inalienables: Ser coherente, estar actualizado, haber sido testado y haber sido comunicado a todos los implicados/as. Es una herramienta imprescindible para minimizar riesgos y proteger la integridad y la seguridad de todos y cada uno de los miembros de una empresa.
En Taprega somos expertos en seguridad en el trabajo y nos coordinamos con todas nuestras empresas clientes para contar con planes de evacuación de emergencia estrictamente diseñados y planteados. Si estáis buscando asesoramiento al respecto, estamos a vuestra entera disposición.