La relación entre las empresas y los trabajadores en el contexto de las bajas laborales siempre ha planteado serios interrogantes sobre la confidencialidad de la información. ¿La empresa puede saber el motivo de la baja? La legislación española protege el derecho a la intimidad, limitando el acceso de las empresas a los motivos de las bajas. A pesar de estas protecciones, existen matices a considerar, especialmente en casos de bajas catalogadas como ‘especiales’.
Vamos a explicarlo tratando de abordar la plenitud de la materia para no dejar dudas al respecto.
Acceso de la empresa a la información de la baja
La capacidad de las empresas para acceder a la información relacionada con las bajas laborales siempre ha suscitado un debate en torno a la privacidad y la confidencialidad. ¿Qué información puede conocer la empresa 🤔?
En el contexto de las bajas laborales, la empresa tiene acceso a ciertos datos que son considerados necesarios para la administración de la incapacidad temporal. Sin embargo, la normativa vigente establece que no se debe revelar la causa específica de la baja.
Para conocimiento de todos, las empresas generalmente obtienen información sobre:
- La duración estimada de la baja.
- El inicio y final de la misma.
- El tipo de incapacidad, tanto si es temporal como de larga duración.
Esta información, por lo tanto, no incluye detalles sobre la naturaleza médica de la baja. La protección de la intimidad del trabajador está en este sentido asegurada. La comunicación del parte de baja de la Seguridad Social al empleador se realiza de manera que no se expongan datos sensibles sobre la salud.
Límites legales al acceso de datos
Existen circunscripciones legales claras que definen los límites que deben seguir las empresas al acceder a la información sobre las bajas laborales. La principal norma es el artículo 18 de la Constitución Española, que protege el derecho a la intimidad y a la protección de datos personales. Por lo tanto, la empresa no tiene derecho a conocer la causa de la baja, salvo en situaciones especiales que pueden estar reguladas por otras legislaciones.
Además, el Real Decreto 1060/2022 establece que el Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS) debe codificar la información que se envía a la empresa, evitando así la revelación directa de motivos específicos que podrían comprometer la privacidad del trabajador. Esto incluye códigos específicos para situaciones consideradas ‘especiales’, como las bajas por interrupciones de embarazo, que a menudo generan preocupaciones sobre la repercusión que pudieran tener en el entorno laboral.
Bajas especiales y su tratamiento
Sabemos que las bajas laborales pueden clasificarse en regulares y especiales. Estas últimas son aquellas que se relacionan con circunstancias particulares que requieren un tratamiento específico.
Vamos a explicarlo mejor 🙂.
Codificación especial de bajas
En el ámbito de las bajas laborales, ciertas situaciones tienen un tratamiento diferenciador debido a su naturaleza delicada. Estas codificaciones especiales (así se determinan) son relevantes ya que podrían permitir a las empresas inferir el motivo de la ausencia, aunque no se revele explícitamente.
☑️ Bajas por interrupción del embarazo
La Ley del Aborto, en vigor, regula específicamente las bajas laborales que derivan de interrupciones del embarazo. La codificación asignada a estas bajas busca proteger, como no podía ser de otra forma, la privacidad de las trabajadoras.
Sin embargo, la existencia de una clasificación particular puede suscitar inquietudes en cuanto a la confidencialidad de la información. Nos explicamos. Aunque las empresas no reciben datos concretos sobre la causa, la codificación puede llevar a deducciones sobre las circunstancias personales de la trabajadora, lo que podría comprometer su intimidad.
☑️ Reglas incapacitantes y embarazo
Las bajas originadas por reglas incapacitantes también están sujetas a una clasificación especial. Esta normativa establece que las situaciones relacionadas con reglas especialmente dolorosas están protegidas, otorgando derechos específicos a las trabajadoras afectadas. Sin embargo, la introducción de un código que distinga estas bajas plantea preguntas sobre el equilibrio entre la protección y el acceso a la información por parte de la empresa.
La percepción de estos códigos puede influir en el tratamiento que las trabajadoras reciben en el entorno laboral.
Implicaciones de la revelación de datos
La posibilidad de que las empresas puedan, de alguna manera, inferir información sobre la salud de los trabajadores a través de codificaciones plantea serios interrogantes sobre los derechos de los mismos. La confidencialidad debe ser una prioridad y cualquier vulneración puede tener consecuencias significativas.
El acceso potencial a información que debería ser privada, principalmente en los casos de bajas especiales, puede constituir una violación de derechos fundamentales. La revelación de estos datos, aunque sea a través de codificaciones, puede generar un clima de desconfianza.
Temor a la discriminación laboral
El temor a que la empresa puede saber el motivo de baja, sin duda que podría influir en la decisión de los trabajadores a la hora de solicitarla. La posibilidad de discriminación laboral debido a situaciones personales y de salud, a buen seguro que desincentiva a muchos trabajadores a compartir sus problemas. Lógicamente por el temor a sufrir represalias en el ámbito laboral.
No restarle importancia a este hecho, dado que el bienestar psicológico de los empleados se ve afectado cuando las normas no garantizan la confidencialidad necesaria.
La empresa puede saber el motivo de la baja: Derechos del trabajador
La legislación que regula las bajas laborales en España ha experimentado diversas modificaciones a lo largo de los años. La normativa más relevante actual es el Real Decreto 1060/2022, que busca simplificar el proceso de gestión de la incapacidad temporal.
Esta regulación señala que el Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS) es responsable de comunicar a las empresas las bajas de forma directa, eliminando, así, la necesidad de que los trabajadores presenten el parte de baja. Sin embargo, este cambio ha generado interrogantes acerca de la información a la que acceden las empresas y los derechos de los trabajadores.
Derecho a la intimidad y protección de datos personales
Nos referimos, efectivamente, al derecho a la intimidad, que se encuentra protegido por la Constitución Española, específicamente en su artículo 18, el cual garantiza que todas las personas tienen derecho a que se respete su privacidad.
En el contexto laboral al que nos referimos, este derecho es especialmente relevante. Y es así porque los trabajadores deben estar seguros de que cualquier información relacionada con su salud y su estado de incapacidad se maneja de manera confidencial.
Artículo 18 de la Constitución Española
Ese artículo 18 que acabamos de mencionar establece que se garantiza el secreto de las comunicaciones y la inviolabilidad del domicilio, así como la protección de los datos personales. Gracias a este fundamento legal, los trabajadores saben que salvaguardan su privacidad en información sensible, como la causa de sus bajas laborales.
La interpretación de este derecho en el ámbito laboral impide que la empresa pueda saber el motivo de la baja sin su consentimiento explícito. Aunque es obligación del trabajador notificar su situación, no está obligado a proporcionar detalles sobre su estado médico.
Obligaciones legales del trabajador durante la baja laboral
Los trabajadores tienen una serie de obligaciones cuando se encuentran en situación de baja laboral. Además de notificar a la empresa sobre su incapacidad para desempeñar sus funciones, deben cumplir con ciertos trámites administrativos que son demandados para la correcta gestión de su situación. Entre estas obligaciones se encuentran:
- Comunicar la situación de baja a la empresa en el plazo estipulado.
- Presentar la documentación requerida por el INSS para el reconocimiento de la incapacidad temporal.
- Mantener la empresa informada sobre su estado, si las circunstancias lo requieren.
Funcionamiento del sistema de bajas laborales
El proceso de comunicación de la baja comienza con la obtención de un parte de baja médica que nos emitirá un profesional de la salud. Con él en la mano, podemos decir que la incapacidad temporal se inicia oficialmente.
Una vez que el trabajador tiene el parte de baja, es su entera responsabilidad el notificar a la empresa y, en algunos casos, a la Seguridad Social, de su reciente condición sanitaria. Aunque hemos de decir que, con la normativa reciente, se ha simplificado el proceso y se ha dado más protagonismo al Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS). De hecho, es el organismo encargado de valorar la incapacidad y de realizar un seguimiento de los casos de IT.
Comunicación del parte de baja a la empresa
El 1 de abril de 2023, entró en vigor el Real Decreto 1060/2022, que establece que el INSS se encargará de comunicar el parte de baja directamente a las empresas, adhiriéndose a un protocolo de gestión más ágil.
A través de esta medida, en cierto modo el trabajador se libera de la carga administrativa de presentar el parte a su empresa (se entiende que para que así se enfoque en la su recuperación).
Datos compartidos con la empresa
El INSS transmite a la empresa información sobre la baja, aunque no incluye los motivos específicos que han dado lugar a esta. El contenido de la comunicación se limita, por tanto, a datos relevantes que permiten a la empresa conocer que el trabajador está en situación de incapacidad temporal. Pero si dudamos si la empresa puede saber el motivo de la baja, ya vemos que no.
Procedimientos administrativos bajo el Real Decreto 1060/2022
Los procedimientos establecidos por el Real Decreto 1060/2022 otorgan mayor rapidez y eficiencia en la gestión de bajas. Se ha conseguido, por ejemplo, reducir los trámites burocráticos. Las empresas reciben ahora la notificación de la baja al día siguiente de su emisión, lo que ocasiona una gestión más fluida de los casos.
La reforma también ha tenido un impacto positivo para los trabajadores, hay que decir. Vemos que ha disminuido considerablemente el estrés asociado a los trámites administrativos durante un periodo en el que la atención en su salud es primordial.
Conclusiones
Confirmar si la empresa puede saber el motivo de la baja, sabemos que es una cuestión que a una parte significativa de los trabajadores con alguna incapacidad temporal les preocupa. Hemos sabido a través de este artículo que no, que no puede, y que la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD ha emitido ya diversas recomendaciones con el objetivo de orientar mejor a las empresas sobre cómo manejar correctamente la información relacionada con las bajas laborales.
Directrices concretas como adoptar medidas de seguridad para proteger la información sensible de los trabajadores o formar al personal de recursos humanos en derechos de protección de datos y sus implicaciones en el entorno laboral.
El organismo siempre ha tratado de fomentar la transparencia en los procesos administrativos relacionados con las bajas, sin comprometer, eso sí, la privacidad del trabajador. Y para ello, ya realiza auditorías periódicas para asegurarse de que se cumplen las normativas de protección de datos.
Desde Taprega somos referencia en la prevención de riesgos laborales en materia de vigilancia de la salud de los trabajadores. Si tenéis dudas sobre la gestión de las bajas laborales o consultas relacionadas, estamos a vuestra disposición.
