Creemos que ya en alguna ocasión en nuestra bitácora de contenidos PRL lo hemos asegurado: en España, la responsabilidad última y legal de la prevención de riesgos laborales recae siempre en el empresario. Es un deber indelegable, aunque la forma en que lo gestione pueda variar según el tamaño y las características de la empresa. Bien sabemos que al ser responsable de prevención de riesgos laborales se asume un rol de gran calado y con repercusiones éticas, legales y de seguridad significativas.
Por lo tanto, quién es el responsable de prevención de riesgos laborales en una empresa: El empresario.
Vamos a saber algo más sobre la responsabilidad en las empresas relacionada con la prevención de riesgos laborales, obligaciones, normativas y perfiles involucrados.
Marco legal del responsable de prevención de riesgos laborales
La Ley 31/1995, de Prevención de Riesgos Laborales (LPRL), establece claramente este principio. El empresario tiene el deber de proteger a sus trabajadores frente a los riesgos laborales, garantizando su seguridad y salud en todos los aspectos relacionados con el trabajo. Esto implica la integración de la actividad preventiva en la empresa y la adopción de cuantas medidas sean necesarias.
Ahora bien, aunque la responsabilidad final es del empresario, la ley prevé diferentes modalidades organizativas para llevar a cabo la actividad preventiva:
☑️ Asunción personal por el empresario
En empresas de hasta 10 trabajadores (o hasta 25 si tienen un único centro de trabajo y la actividad no es de especial peligrosidad), el propio empresario puede asumir la actividad preventiva, excepto la vigilancia de la salud, que siempre debe ser concertada con un Servicio de Prevención Ajeno. Para ello, debe tener la capacidad y formación necesarias.
☑️ Designación de uno o varios trabajadores
El empresario, como responsable de prevención de riesgos laborales, puede designar a uno o varios trabajadores para que se ocupen de la actividad preventiva. Eso sí, estos trabajadores deben contar con la formación y los medios adecuados para liderar la acción, como no podía ser de otra forma.
Cuando la complejidad de las actividades preventivas así lo requiere, se habrán de apoyar en un Servicio de Prevención Ajeno como el que, por ejemplo, desempeñamos en Taprega. La vigilancia de la salud también debe ser concertada con un servicio externo.
☑️ Constitución de un Servicio de Prevención Propio
Las empresas de mayor tamaño (más de 500 trabajadores, o más de 250 si la actividad es de especial peligrosidad, o por decisión de la autoridad laboral) están obligadas a constituir un servicio de prevención propio. Este es un conjunto de medios humanos y materiales de la empresa dedicados a la actividad preventiva, con profesionales de diferentes especialidades (seguridad, higiene, ergonomía y psicosociología aplicada, y medicina del trabajo).
☑️ Concertación con uno o varios Servicios de Prevención Ajenos (SPA)
Es la modalidad más común, especialmente para las pymes. El empresario contrata los servicios de una entidad especializada externa (ej. Taprega) para que desarrolle la actividad preventiva en la empresa. El SPA se encarga de la evaluación de riesgos, la planificación de la actividad preventiva, la información y formación a los trabajadores, la vigilancia de la salud, etc.
Dicho esto, el responsable de la prevención de riesgos laborales seguirá siendo el empresario, a pesar de que delegue la estrategia y la ejecución a una empresa externa especializada en PRL.
Además de estas figuras principales, en empresas de 50 o más trabajadores, existe el Comité de Seguridad y Salud, que es un órgano paritario y colegiado de participación, formado por los Delegados de Prevención y representantes del empresario. Su función es la consulta regular y periódica sobre las actuaciones de la empresa en materia de prevención de riesgos.
Comunicación entre el SPA y el responsable de prevención de riesgos laborales
Se adaptará a la naturaleza y urgencia del asunto, pero, en términos generales, la comunicación es la habitual entre una empresa proveedora de servicios y su cliente. Eso sí, al inicio de la relación comercial entre SPA y empresa cliente, se deben establecer, claramente, las vías de contacto que existirán en la relación bidireccional.
La principal vía, por orden de importancia nos referimos, serán las reuniones periódicas presenciales o en remoto. Son la vía más completa para el intercambio de información, la toma de decisiones estratégicas, la revisión de la evaluación de riesgos, la planificación de la actividad preventiva, y la discusión de incidencias o cambios importantes.
Suelen asistir, por parte del cliente, el empresario (o su representante legal), el responsable de RRHH, y/o los Delegados de Prevención. Por parte del SPA, el técnico de prevención asignado y, en ocasiones, el médico del trabajo o el psicólogo.
Contacto telefónico, vídeo llamadas y correos electrónicos
En momentos puntuales, si hay necesidades concretas, siempre la comunicación telefónica o una vídeo llamada solventa la situación porque permiten un diálogo en directo y claro entre ambas partes. Para consultas rápidas, aclaración de dudas puntuales, coordinación de visitas, o para informar de urgencias o accidentes laborales, por ejemplo.
En resumen, para resolver cuestiones del día a día que no requieren una reunión formal.
Respecto al correo electrónico, lo vemos como el método idóneo para el envío y recepción de documentación (evaluaciones de riesgo, planificaciones, informes de vigilancia de la salud, certificados de aptitud, fichas de datos de seguridad, etc.), consultas no urgentes, y para dejar constancia escrita de acuerdos o comunicaciones.
Plataformas online / Portales del cliente
El responsable de prevención de riesgos laborales tendrá toda la información puntual de los servicios y estado de su empresa en las plataformas web o aplicaciones que su SPA pone a su disposición, donde acceder a su documentación preventiva. También para solicitar servicios, comunicar incidencias, consultar el estado de los reconocimientos médicos, o descargar informes.
Es un recurso sin duda muy útil ya que facilita la autogestión y el acceso a la información de forma centralizada y segura.
Comunicación escrita (cartas, burofaxes)
Menos empleada y reducida sólo a situaciones que requieren una constancia legal irrefutable, como requerimientos, notificaciones importantes o rupturas de contrato.
Periodicidad de la comunicación
No debe ser rígida pero tampoco permitir un flujo de mensajes constantes, sin control y por cualquier vía. El objetivo es la mejor gestión preventiva posible, pero poniendo directrices a esta comunicación bidireccional.
Generalmente, para consultas puntuales, el cliente puede contactar con el SPA en cualquier momento por teléfono o email para resolver dudas o informar de cambios menores. También de forma inmediata tras su ocurrencia, para la notificación de accidentes o incidentes (para activar la investigación y gestión oportunas).
Ya pasaremos a comunicaciones semanales o quincenales (según necesidad), por ejemplo, para informar sobre el progreso de las actividades planificadas, como la implementación de medidas correctoras o la organización de formaciones. Y a mensuales o bimestrales cuando se trate de empresas con riesgos significativos o cambios frecuentes (reuniones de seguimiento o envío de informes resumidos sobre la actividad preventiva realizada).
Por último, se realizar la reunión anual para revisar la evaluación de riesgos, actualizarla si es necesario, y planificar las actividades preventivas para el siguiente periodo. En esta reunión se suelen presentar los informes anuales de gestión y de vigilancia de la salud.
En caso de cambios o novedades (ej. incorporación de nueva maquinaria, modificación de procesos o nuevas instalaciones, etc), deben ser comunicados al SPA lo antes posible. En cuanto a novedades normativas, el SPA ha de informar al cliente sobre cualquier cambio en la normativa de prevención de riesgos laborales que le afecte.
Conclusiones
Ya vemos quién es el responsable de prevención de riesgos laborales legal principal en una entidad: El empresario. Éste, independientemente de la modalidad elegida, ha de asegurarse de que las actividades preventivas se realicen de forma efectiva y que se cumplen todas las obligaciones legales en materia de prevención de riesgos laborales. El incumplimiento de este deber puede acarrear importantes sanciones económicas e incluso responsabilidades penales en casos graves.
Si hablamos de la gestión operativa, pueden ser el propio empresario, trabajadores designados, un servicio de prevención propio o un Servicio de Prevención Ajeno, dependiendo de la modalidad organizativa adoptada. Como órgano de participación, será el Comité de Seguridad y Salud (en empresas de cierto tamaño).
Nuestra experiencia en Taprega de más de 20 años como Servicio de Prevención Ajeno nos permite trabajar codo con codo con empresas y compañías con diferentes organizaciones y estructuras, siempre con un sistema de comunicación coherente y efectivo.
